IT-Architectuur

Staat jouw verouderde ERP-systeem je ambities in de weg?

door Eva van Esch

In de blog van februari kon je lezen waaraan je kunt merken dat je te maken hebt met een verouderde IT-architectuur. Eén van de belangrijkste kenmerken is dat software wordt ingezet voor taken waarvoor het niet van origine bedoeld is. Enterprise Resource Planning (ERP) is hier een goed voorbeeld van. Veel bedrijven gebruiken hun ERP-systeem als centraal systeem. Maar is dit nog wel zo verstandig met alle vernieuwingen die ons om de oren vliegen?

Waar is ERP-software eigenlijk voor bedoeld?

Met ERP-software kun je interne bedrijfsinformatie over logistieke, administratieve, en financiële processen in één informatie- en managementsysteem combineren. Het is bedoeld om de kosten te beheersen en de productiviteit van je organisatie te optimaliseren. Er worden vaak verschillende modules aan gekoppeld om verschillende bedrijfsprocessen centraal te kunnen besturen.

Gebrek aan flexibiliteit

Veel bedrijven hebben in het verleden een ERP-systeem geïmplementeerd om hun logistiek, administratie en financiën aan te sturen. Vaak heeft men hier door de jaren heen Business Intelligence (BI) en Customer Relation Management (CRM) tools tegenaan gebouwd zodat alle informatie op één plek kan worden opgeslagen. Hierdoor heeft het ERP-systeem vaak een centrale plaats gekregen in de organisatie.

Voor veel bedrijven zijn innovatie en samenwerking de sleutel tot succes, maar om te kunnen blijven innoveren moeten er wel eens functionaliteiten worden toegevoegd. Vooral als het om ‘out of the box’ functionaliteiten van andere partijen gaat kan het ERP-systeem, dat inmiddels vaak als centraal systeem gebruikt wordt, problemen opleveren als er bijvoorbeeld geen data integrator wordt ingezet. Deze ‘out of the box’ functionaliteiten matchen namelijk niet altijd even goed met alle ERP-systemen. Hierdoor is men vaak genoodzaakt om voor een bepaalde leverancier of versie te kiezen.

Wil men wel alle keuzevrijheid behouden zonder een data integrator in te zetten, dan levert dit vaak problemen op met betrouwbaarheid, beheersbaarheid, doorlooptijden en hogere kosten.

Een ander probleem kan zich voordoen wanneer bedrijven besluiten om samen te gaan werken. Het is dan wel zo handig dat men informatie uit één centraal systeem kan halen. Als de ERP-systemen van samenwerkende bedrijven niet goed op elkaar aansluiten, moeten medewerkers in verschillende systemen kijken en ontstaan er vragen over welk systeem de waarheid spreekt.

Moet mijn ERP-systeem nu de prullenbak in?

Moet je dan nu je hele ERP-systeem bij het grofvuil zetten, omdat het je niet de flexibiliteit biedt die je nodig hebt in de toekomst? Nee zeker niet! Je kunt je ERP-systeem nog steeds heel goed gebruiken, maar laat het dan doen waar het goed in is: logistiek aansturen, resource planning of financiële activiteiten.

Je wil data vanuit de hele organisatie op één centrale plaats verzamelen, zonder dat je vast zit aan een bepaald systeem of versie die je eerder gekozen hebt. Je wil de verzamelde data slim kunnen analyseren en inzetten om je omzet en klanttevredenheid te verhogen. En je wil alle mogelijkheden tot integrale samenwerking met andere bedrijven gemakkelijker maken.

Om dit te kunnen bereiken heb je een flexibel platform nodig. Een geïntegreerd platform waarmee je alle processen in je organisatie met elkaar in verbinding brengt.

Iets wat veel van deze flexibele platformen met elkaar gemeen hebben, is dat ze vaak gebruikmaken van Service Oriënted Architecture (SOA). Door een platform op basis van SOA techniek in het midden van al je bedrijfsprocessen te implementeren, kun je altijd functionaliteiten toevoegen, veranderen of wijzigen zonder dat het effect heeft op alle bedrijfsprocessen. Integrale samenwerking met IT-systemen van partners wordt gemakkelijker, sneller en goedkoper. Doe je dit geleidelijk onder begeleiding van de juiste change manager, dan zal je bedrijf hier weinig overlast van ondervinden. Hier komen we in de volgende blog uitgebreid op terug.

Conclusie

ERP-systemen zijn voor veel bedrijven onmisbaar. Ze regelen onder andere logistiek, administratie en financiën. Echter moet er kritisch naar gekeken worden op het moment dat er meer functionaliteiten aan deze systemen gekoppeld worden.

Een flexibel platform kan je bedrijf nét even wat meer vrijheid geven om wel de koppelingen met andere systemen te maken en samenwerkingen met andere bedrijven aan te gaan. Vrijheid die je nodig hebt om flexibel om te kunnen gaan met veranderingen die de toekomst brengt. Vrijheid die jou de kans geeft om je concurrentie een stap voor te blijven in de strijd om de klant.

Ben jij benieuwd of zo’n platform ook wat voor jouw bedrijf is? Kom eens langs voor een kop koffie.

Delen via social media
Digital bites