IT-Architectuur

Hoe herken je of jouw IT-architectuur verouderd is?

door Eva van Esch

Veel MKB retailers en e-Commerce organisaties werken met verouderde systemen. Zij zien vaak op tegen het innoveren van hun IT-architectuur vanwege de enorme kosten en hoeveelheid werk die dit met zich meebrengt. En bovendien, zolang het oude systeem nog werkt, is het goed toch?

Terwijl deze bedrijven hun verouderde systemen blijven gebruiken, ontwikkelt de markt zich in de tussentijd in rap tempo door. Vaak kiezen ze voor korte termijn oplossingen om functionaliteiten snel uit te breiden of extra opties toe te voegen. Zo ontstaat er een stuk ‘spaghetti software’ wat niet meer te overzien en beheersbaar is. Er sluipen allerlei fouten in de processen of er ontstaan hoge kosten om systemen in de lucht te houden.
Het aanpakken van je IT-architectuur is als het opruimen van je bureau: hoe langer je ermee wacht, hoe moeilijker je dingen terugvindt. Bovendien… Weet jij hoe lang je systemen nog goed blijven draaien? Wat als je systeem ineens niet meer werkt? Hoeveel downtime kan jouw organisatie zich veroorloven?

Wij hebben een checklist opgesteld voor hen die zich afvragen of hun systemen toe zijn aan vernieuwing:

  1. Software wordt ingezet voor taken waarvoor het niet is bedoeld
  2. Processen zijn onnodig ingewikkeld
  3. Integratie met andere systemen zorgt voor problemen
  4. Miscommunicatie tussen stakeholders
  5. Systemen kunnen de capaciteit niet aan
  6. Je wordt afhankelijk van senior IT'ers
1. Software wordt ingezet voor taken waarvoor het niet is bedoeld

Een van de belangrijkste kenmerken van een verouderde IT-architectuur is dat software wordt gebruikt om taken uit te voeren die niet tot de kerntaken van het betreffende softwarepakket behoren. Retailorganisaties die al langere tijd bestaan zijn vaak uitgebouwd vanuit WMS systemen of ERP systemen. Dit zijn systemen die voor heel specifieke taken gemaakt zijn: namelijk het beheren van de voorraad (WMS) of resourceplanning (ERP). Echter worden deze systemen regelmatig gebruikt als centraal systeem, waarbij ze allerlei taken moeten uitvoeren waar ze oorspronkelijk niet voor bedoeld zijn. Je wordt afhankelijk van deze aangebouwde functionaliteiten en dat heeft gevolgen voor je bedrijfsvoering.

2. Processen worden onnodig ingewikkeld

Als je regelmatig denkt “dit moet toch makkelijker kunnen”, dan heb je waarschijnlijk gelijk!
Complexiteit in processen ontstaat geleidelijk door de toevoeging van korte termijn oplossingen en de uitbouw van (verouderde) systemen. Enkele voorbeelden hiervan zijn tussenstappen die moeten worden genomen, omwegen die moeten worden gemaakt vanwege quick-fixes, of oude en nieuwe systemen die niet met elkaar kunnen communiceren.

3. Integratie met andere systemen zorgt voor problemen

Oude en nieuwe systemen zijn vaak lastig te integreren. Om deze met elkaar te laten communiceren moet de data eerst genormaliseerd worden, zodat de data door verschillende systemen uitgelezen en verwerkt kan worden. Dit zorgt echter weer voor extra, onnodige, tussenstappen. Bij het middelgrote MKB wordt veel gebruik gemaakt van filedrops als alternatieve oplossing. Een filedrop is een bestand dat eens in de zoveel tijd wordt klaargezet en vervolgens wordt uitgelezen. Het gebruik van filedrops is een oplossing om oude en nieuwe systemen wel op elkaar aan te sluiten. Het nadeel ervan is echter dat er niet gewerkt wordt met real-time data. Je systemen verwerken verouderde data die wellicht niet overeenkomt met de huidige stand van zaken.

4. Miscommunicatie tussen stakeholders

Een ander gevolg van filedrops is het leveren van foutieve informatie aan stakeholders. Denk hierbij aan klanten, medewerkers van customer care, marketing en productbeheer. Doordat zij niet over actuele data beschikken, kunnen medewerkers geen goede beslissingen nemen en moet er wellicht achteraf alsnog “nee” aan de klant worden verkocht. Hierdoor ontstaat miscommunicatie tussen medewerkers en klanten of medewerkers onderling. Uiteraard komt dit niet ten goede aan de tevredenheid van zowel klanten als medewerkers. Werken met data die écht actueel is, kan alleen door middel van een single version of the truth: één plek waar actuele data centraal opgeslagen is, een plek die overige systemen als input gebruiken.

 

Hein, Creative Director bij Dare.IT: “Door de data te normaliseren en de status inzichtelijk te maken over de hele levenscyclus van een product (van inkoop t/m levering t/m retour) kan er flink bespaard worden op miscommunicatie. Daarnaast levert dit voor de eindconsument een seamless-channel ervaring op.”

5. Systemen kunnen de capaciteit eigenlijk niet aan

Oude applicaties zijn vaak lastig te schalen, waardoor bedrijven tegen performance problemen aanlopen wanneer ze groeien en er meer data verwerkt moet worden. Het komt voor dat processen ontzettend traag worden of worden afgekapt, omdat ze teveel geheugen kosten.

6. Afhankelijkheid van senior IT’ers

Het gevolg van het kiezen voor korte termijn oplossingen is dat het overzicht kwijtraakt. “Als ik hier iets aanpas, weet ik dan zeker dat het geen impact heeft op de rest van de systemen?” Werken met data die écht actueel is, kan alleen door middel van een single version of the truth: één plek waar actuele data centraal opgeslagen is, een plek die overige systemen als input gebruiken.

 

Hierdoor ontstaan steeds meer bugs in de software. Daniël, Business Developer bij Dare.it, geeft aan dat dit vaak het probleem is van een monolithische IT-architectuur. “Bij een monolithische architectuur staat een systeem centraal wat niet bedoeld is om alle bedrijfsprocessen aan te sturen. Wil je er een functionaliteit uit halen dan is de impact op de rest van het systeem bijna niet te overzien. Vaak is er niemand meer in huis die de complete code overziet.” Doordat er in voorgaande jaren te weinig documentatie is opgebouwd, hebben developers niets meer om op terug te vallen. Enkel op de kennis van senior IT’ers, die vanuit hun eigen ervaring weten welke wijzigingen er in het verleden zijn gedaan, moet worden vertrouwd.

Conclusie

Het onderhouden van een IT-architectuur gebeurt té vaak vanuit een korte termijn gedachte. Wanneer je visie en je problemen door elkaar gaan lopen, kun je korte termijn beslissingen nemen die haaks staan op je lange termijn visie. Zorg dus dat je altijd de lange termijnvisie op je netvlies houdt om ‘spaghetti software’ te voorkomen.

 

Komen enkele, of misschien wel alle, bovenstaande punten je bekend voor? Dan wordt het misschien tijd om je IT-architectuur eens grondig onder de loep te nemen. Zorg dat je systemen geen bedrijfsrisico worden!

Delen via social media
Digital bites